OlsaSI - Gestione Integrata Documentale

Accesso area riservata

ACCESSO
E' possibile accedere all'area riservata mediante il link presente in altro a destra

Nella pagina di login inserire username e password (ATTENZIONE: il sistema fa distinzione tra caratteri minuscoli e maiuscoli)

RECUPERO PASSWORD
Se hai dimenticato la password puoi ottenerne una nuova cliccando su link "Hai dimenticato la password?"

Nella schermata successiva inserisci il tuo username e l'indirizzo email. La nuova password ti verrà inviata immediatamente all'indirizzo email inserito.

Ricerca

RICERCA
Questa breve guida ti aiuterà ad ottenere il massimo dalla potente funzionalità di ricerca.
E' possibile accedere alla ricerca atraverso il menù di sinistra

Verrà subito visualizzato un elenco di archivi disponibili
pannello selezione archivi
Selezionando un archivio verranno visualizzati immediatamente tutti i record presenti in esso con alcune delle colonne disponibili; puoi aggiungere o rimuovere colonne alla visualizzazione cliccando sull'incona icona aggiungi-rimuovi colonne
Il pannello con gli archivi disponibili verrà chiuso ma potrà essere riaperto in ogni momento per selezionare un nuovo archivio.

FILTRO
Puoi filtrare i risultati utilizzando lo strumento "filtro" sempre presente sulla prima riga di ogni colonna Strumento filtro

Lo strumento filtro permette di effettuare qualsiasi tipo di interrogazione in base al tipo di dato che si sta visualizzando, questo significa che se vuoi filtrare su una colonna con dati numerici oltre al classico "uguale a", puoi effettuare selezioni usando operatori, quali: maggiore di, minore di, compreso....
alcuni esempi:

- documenti con data compresa in un determinato intervallo di tempo: digita le due date separate da uno spazio all'interno della casella di testo filtro e poi seleziona la voce "compreso" tra le opzioni disponibili.

- documenti con un campo contenente una stringa: digita la stringa da cercare nel campo e seleziona la voce "compreso" tra le opzioni disponibli, oppure puoi effettuare ricerche piu precise utilizzando il carattere jolly "%" digita: telec% per trovare tutte le occorrenze che iniziano per "telec", oppure scrivi %italia% per trovare tutte le occorrenze che contengono "italia", o ancora: %spa per trovare tutte quelle che finiscono per "spa".

Inoltre per le date puoi utilizzare il linguaggio naturale, per esempio puoi scrivere... ultimo mese, ultimi 4 giorni, oggi ecc ecc.
E' possibile combinare piu filtri contemporaneamente in modo da ottenere risultati piu mirati, in tal caso inserisci i valori nei vari filtri e premi sull'icona "lente".
Per rimuovere i filtri premere sull'icona cestino.
Le due icone che consentono di filtrare e rimuovere i filtri

Le due icone che consentono di filtrare e rimuovere i filtri

ORDINAMENTO
Cliccando sull'intestazione di una qualsiasi colonna è possibile ordinare i dati in maniera crescente/decrescente
Ordinamento colonne

SALVATAGGIO QUERY
E' possibile salvare la query ottenuta in modo da riutilizzarla in futuro. Dopo aver filtrato i risultati dell'archivio selezionato premi sull'icona
Salva query
apparirà l'elenco delle query precedentemente salvate, inserisci una descrizione nel campo "nome ricerca" e premi il tasto "salva ricerca corrente"

Da questo elenco è anche possibile visualizzare i risultati delle query già salvate ed eventualmente cancellarle.

ESPORTAZIONE
E' possibile esportare i dati in formato MS Excel in due modalità: premendo il pulsante è possibile esportare tutto l'archivio selezionato, oppure, premendo il pulsante verranno esportati solamente i dati visibili sullo schermo cosi da ottenere un'esportazione parziale dei dati.

NAVIGAZIONE TRA GLI ARCHIVI (RICERCA AVANZATA)
Dopo aver visualizzato i risultati di un archivio è possibile navigare tra gli archivi collegati ad esso(se disponibili). E' possibile usufruire di tale funzionalità se l'icona sulla griglia è attivata, cliccando sulla stessa apparira l'elenco degli archivi collegati.
Selezionando uno di questi archivi ti verranno mostrati i documenti correlati in una nuova griglia.
Nella toolbar sopra la griglia verrà tenuta traccia della cronologia degli archivi su cui hai navigato consentendoti di tornare indietro.

Visualizza / Scarica documenti

DOWNLOAD SINGOLO DOCUMENTO
Per visualizzare/scaricare un documento è sufficente cliccare sull'icona

Se non riesci a scaricare i documenti verifica le impostazioni di sicurezza del tuo browser:
es. per Internet explorer dal menu STRUMENTI-->OPZIONI INTERNET

DOWNLOAD MULTI PDF
E' possibile scaricare un unico pdf contenente più documenti:
seleziona i documenti che vuoi scaricare e premi sull'apposita icona
Download e cancellazione file

Invio file (Funzionalità disponibile solo per il ruolo SUPERVISORE CLIENTE o superiore)

UPLOAD
Attraverso questa funzionalità hai a disposizione una cartella personale per scambiare file con OlsaInformatica.
E' sufficiente selezionare il percorso dei file da caricare e premere il pulsante upload.
I file caricati verranno mostrati nell'elenco in basso e saranno visibili solo da te e da OlsaInformatica.

DOWNLOAD E CANCELLAZIONE FILE
Cliccando sulle rispettive icone è possibile scaricare i file presenti nella propria cartella personale o cancellarli permanentemente.

Gestione utenti (Funzionalità disponibile solo per il ruolo GESTORE CLIENTE o superiore)

GESTIONE UTENTI
In questa sezione troverai indicazioni su come gestire gli utenti del sito.
E' possibile accedere a questa sezione attraverso il menù di sinistra

Cliccando su "Elenco utenti" verrà subito visualizzato l'elenco degli utenti del sito

Sulla sinistra della griglia troverai due icone che ti consentiranno rispettivamente di modificare i dati personali del singolo utente e modificare le sue autorizzazioni impostandone il ruolo.

MODIFICA DATI UTENTE
Da questa pagina è possibile modificare i dati relativi all'utente selezionato, alcuni campi saranno abilitati e saranno modificabli altri saranno disabilitati e potrai solo visualizzarli.
Inoltre è possibile modificare la password premendo sul relativo pulsante.
pagina per la modifica dei dati dell'utente

FILTRI ARCHIVI
Tramite questa funzionalità è possibile abilitare/disabilitare l'accesso ai singoli archivi per ogni utente. La funzionalità è accessibile nella parte bassa della pagina all'interno dell'area "Filtri per archivi" (espandere tale area se dovesse risultare chiusa cliccando sulla relativa icona imgEspandi_AlternateText ). Per impostazione predefinita ogni utente(interno) potrà accedere a tutti gli archivi, se si vuole consentire l'accesso solo ad alcuni archivi procedere come segue:
Selezionare l'archivio da visualizzare --> spuntare il checkbox "Tutto" --> premere "Aggiungi filtro", ripetere l'operazione per tutti i filtri che si intende abilitare e alla fine premere "Salva".
Questa sezione consente di abilitare/disabilitare l'accesso ai singoli archivi, non dimenticare di premere salva al termine delle operazioni
E' possibile anche intervenire in un secondo momento per rimuovere i filtri, non dimenticare di premere salva al termine delle operazioni
Riepilogando, se non ci sono filtri inseriti l'utente vedra tutti gli archivi, se c'e' uno o piu filtri inseriti l'utente vedrà solo quegli archivi.

MODIFICA AUTORIZZAZIONI (RUOLI) CLIENTE
Da questa pagina è possibile modificare i ruoli associati al singolo utente (i ruoli identificano le funzionalità alle quali l'utente può accedere).
Inoltre è possibile "disabilitare" o "abilitare" un utente in modo da impedirne l'accesso al sito.
pagina per la modifica delle autorizzazioni (ruoli) dell'utente

INSERIMENTO NUOVO UTENTE
E' possibile inserire un nuovo utente premendo il tasto "Nuovo utente" sul pannello "filtro"
Filtro utenti
oppure accedendo dalla relativa voce sul menù di sinistra

FILTRO
Puoi filtrare i risultati utilizzando i campi disponibili nel pannello superiore imgFiltroUtenti2_AlternateText

ORDINAMENTO
Cliccando sull'intestazione di una qualsiasi colonna è possibile ordinare i dati in maniera crescente/decrescente, inoltre è possible ottenere un determinato numero di righe per pagina usando l'apposita ToolBar.

ESPORTAZIONE
ToolBar utenti
E' possibile esportare i dati in formato MS Excel in due modalità: premendo il pulsante è possibile esportare tutto l'archivio selezionato, oppure, premendo il pulsante verranno esportati solamente i dati visibili sullo schermo così da ottenere un'esportazione parziale dei dati.